Comment réussir sa migration vers Office 365 ?

Comment préparer une migration vers Office 365 au sein de l’entreprise ?

Lorsque l’on souhaite migrer vers le Cloud, il est nécessaire de travailler au préalable sur l’infrastructure déjà en place. Et la première question à se poser est la suivante : « Est-il nécessaire de migrer l’ensemble des données ? ». Il faut en effet d’une part vérifier que les ressources et données sont prêtes à migrer vers Office 365, et d’autre part considérer le volume de données à migrer. Un élément qui comme vous vous en doutez aura un impact sur le budget attribué au projet.

Il en va de même concernant les boîtes mails. Les données mails sont en général accumulées par les collaborateurs, représentant un volume très conséquent de données à migrer. Il est donc opportun de se poser la question de la pertinence de migrer des données mails auxquelles les collaborateurs n’accèdent plus du tout, mais ne pensent pas à supprimer. Les boîtes de réception, mais aussi les corbeilles des boîtes mails sont en effet la plupart du temps bien trop pleines !

Tout cela pour dire que le nouvel environnement Cloud Office 365 sera dimensionné en fonction du volume de données à migrer, avec au final un impact sur le budget du projet.

Pour une migration vers Office 365 sans accroches, il est essentiel d’étudier l’infrastructure actuelle de l’entreprise, la pertinence des données ainsi que la capacité du réseau.

La migration vers Office 365

Une fois que vous avez étudié votre infrastructure actuelle, puis trié et recueilli le volume de données à migrer, la phase de migration vers Office 365 peut démarrer. Le transfert des ressources vers le Cloud Office 365 doit respecter un planning précis afin de ne pas chambouler les habitudes de travail des collaborateurs, mais aussi de les prévenir d’éventuels dysfonctionnements inhérents à la migration. Il en va de même pour la messagerie professionnelle (contacts, archives, plannings, messages, etc.), la migration vers Exchange online sur Office 365 doit se faire selon un programme bien précis.

Pour que le processus ne soit pas trop brusque, certaines entreprises font le choix d’utiliser dans un premier temps une configuration hybride. En optant pour cette solution, les collaborateurs bénéficient des nouveaux services du Cloud Office 365, mais continuent de passer par un cloud privé pour avoir accès des emplacements de stockage ou bien encore des archives mails. Il faut en effet savoir que la migration vers Office 365 peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il est donc primordial que la migration se fasse en douceur et que l’activité de l’entreprise ne soit pas mise à mal.

Comment sécuriser la nouvelle vie dans le Cloud Office 365 ?

Concernant la sécurité de votre nouvel environnement, seule une protection basique est fournie par la configuration initiale d’Office 365. Cela concerne également le système de messagerie, auquel est inclus un système de sécurité de base nommé Exchange Online Protection (EOP). Ce niveau de sécurité ne permet en aucun cas aux entreprises de se protéger efficacement des attaques de type phishing. Il est donc essentiel d’avoir recours à d’autres systèmes de sécurité et d’une protection avancée pour pouvoir profiter des services d’Office 365 de manière optimale.

En résumé, pour une utilisation sans failles d’Office 365, les entreprises doivent considérer les éléments suivants :

• l’installation d’un pare-feu antispam compatible avec Office 365, possible par exemple sous forme de Saas, afin de vous protéger des menaces (ransomwares, hameçonnage, etc.)
• l’utilisation d’un outil tiers d’archivage des e-mails afin d’archiver les messages en continu. Le seul moyen pour les collaborateurs de bénéficier d’un accès permanent à leurs messages électroniques
• l’utilisation d’une technologie de Cloud à Cloud pour la gestion des sauvegardes. Une manière plus efficace et plus rapide d’effectuer des sauvegardes automatiques, mais aussi de restaurer des fichiers perdus ou malencontreusement supprimés par un collaborateur

Pourquoi solliciter les services d’une société spécialisée pour la migration vers Office 365 ?

Comme vous pouvez le constater, la migration vers Office 365 est une étape qui demande de la préparation, mais aussi de solides compétences dans le domaine. Si les entreprises sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à migrer vers cet environnement pour bénéficier de ses nombreux avantages, il est très largement recommandé d’un point de vie technique que le passage d’un environnement à un autre soit pris en charge par des professionnels.

C’est pour cela qu’ITAK IT se tient à disposition des entreprises qui ne disposent pas des compétences requises en interne et qui souhaitent être accompagnées dans les différentes étapes de la migration vers Office 365 (état des lieux des données à migrer, paramètres à prendre en compte, migration, sécurisation, etc.). Office 365 Business ou ProPlus, Office 365 Entreprise ou encore O365 Exchange online, ITAK IT prend en charge la migration vers l’environnement choisi. Les techniciens sont aussi disponibles pour répondre aux questions des collaborateurs le temps du transfert, mais aussi une fois la migration terminée afin de les aider à utiliser leurs nouveaux outils du mieux possible.